Top +10 Các Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho Chi Tiết & Hiệu Quả

Quản lý hàng tồn kho là hoạt động theo dõi và kiểm soát việc đặt hàng, tồn kho, sử dụng và bảo quản hàng hóa. Quản lý kho hàng kém có thể dẫn đến tăng chi phí hàng tồn kho, thiếu vốn lưu động, lãng phí nguồn lao động, tăng thời gian chết, gián đoạn chuỗi cung ứng, v.v. Do đó, quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng trong quản lý doanh nghiệp không thể bỏ qua. Hãy cùng tìm hiểu ngay các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả quả cho các doanh nghiệp trong bài viết sau đây.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, là mặt hàng được công ty dự trữ để bán sau cùng và là một bộ phận quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chiếm tỷ trọng lớn. Hiện tại, hàng tồn kho có thể được chia thành bốn loại sau:

• Nguyên liệu thô: nguyên liệu được bán hoặc để dành cho sản xuất trong tương lai, gửi đi tái chế hoặc mua trên đường quay trở lại;
• Bán thành phẩm: Là sản phẩm mới đã qua một hoặc nhiều công đoạn của quá trình sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) và được bảo quản hoặc chuyển để chế biến tiếp thành thành phẩm hập kho hoặc bán ra bên ngoài. ;
• Thành phẩm: thành phẩm đã hoàn thành công đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất;
• Vật tư: Đây là những vật liệu cần thiết để tạo ra một sản phẩm, nhưng không trực tiếp cấu thành nó, chẳng hạn như bao bì, nhiên liệu, bìa cứng, v.v.

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Đặt mức tồn kho

Tạo điều kiện quản lý hàng tồn kho bằng cách xác định mức tồn kho cho từng sản phẩm. Mức tồn kho là số lượng tối thiểu của một sản phẩm phải luôn có trong kho. Khi lượng hàng trong kho của bạn giảm xuống dưới mức định trước, bạn sẽ biết đã đến lúc phải bổ sung hàng.

Lý tưởng nhất là bạn sẽ đặt lượng tồn kho tối thiểu. Mức tồn kho thay đổi theo sản phẩm, tùy thuộc vào tốc độ bán sản phẩm và thời gian đặt hàng và trả lại. Thiết lập mức tồn kho ban đầu yêu cầu phân tích, nghiên cứu và ra quyết định.

Tuy nhiên, việc đặt mức tồn kho này sẽ hệ thống hóa quy trình đặt hàng. Bạn không chỉ có thể dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn mà còn có thể trao quyền cho nhân viên của mình để đưa ra quyết định thay cho bạn.

Đặt cảnh báo mức tồn kho tối thiểu

Hãy nhớ rằng mức tồn kho tối thiểu này cũng sẽ thay đổi theo thời gian. Quay lại và cân nhắc vài lần một năm để xác định mức tồn kho chính xác mỗi lần.

Phương pháp theo dõi hàng tồn kho

Nhập trước xuất trước (FIFO)

Đây là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Điều này có nghĩa là hàng tồn kho cũ nhất (nhập trước) của bạn phải được bán trước (xuất trước) trước khi hàng mới về. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm và dược phẩm. Bằng cách này, có thể tránh được những tổn thất không cần thiết.

Ngay cả với các sản phẩm không dễ hư hỏng, FIFO là một cách tốt để thực hiện. Các sản phẩm cũ sẽ dễ bị mòn hơn nếu chúng luôn ở mặt sau.

Bạn chắc chắn không muốn kinh doanh một sản phẩm cũ, lạc hậu phải không? Để quản lý một hệ thống FIFO, bạn cần có một nhà kho có tổ chức. Điều này thường có nghĩa là bạn sẽ thêm các sản phẩm mới từ chương trình phụ trợ. Nói cách khác, đảm bảo các sản phẩm cũ được đẩy lên phía trước.

Phương pháp Just in time (JIT)

Trong phương pháp kiểm soát hàng tồn kho đúng lúc, công ty chỉ giữ lại lượng hàng tồn kho cần thiết trong suốt thời gian sản xuất. Không có hàng tồn kho dư thừa trong kho, công ty tiết kiệm chi phí lưu trữ và bảo hiểm. Khi hàng tồn kho cũ gần đến mức cần được bổ sung, các công ty đặt hàng thêm hàng tồn kho.

Đây là một cách tiếp cận rủi ro để quản lý hàng tồn kho, vì sự chậm trễ nhỏ trong việc đặt hàng hàng mới có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng. Do đó, cách tiếp cận này đòi hỏi phải lập kế hoạch tốt để đặt hàng mới một cách kịp thời.

Có kế hoạch dự phòng

Nhiều câu hỏi có thể phát sinh liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Những loại vấn đề này có thể làm tê liệt một doanh nghiệp không chuẩn bị. Ví dụ:

• Doanh số bán hàng của bạn tăng vọt và bạn bán quá nhiều hàng tồn kho của mình;
• Thiếu dòng tiền để thanh toán cho những sản phẩm cần gấp;
• Nhà kho không có đủ không gian để tạo điều kiện cho việc bán hàng theo mùa;
• Tính toán sai hàng tồn kho, sản phẩm ít hơn bạn nghĩ;
• Một sản phẩm bán chậm có thể chiếm hết dung lượng lưu trữ kho;
• Nhà sản xuất của bạn không còn sản phẩm bạn muốn, bạn cần đặt hàng thay thế;
• Nhà sản xuất đã ngừng sản phẩm của bạn mà không có cảnh báo.

Kiểm kê thường xuyên

Việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng. Dù bằng cách nào, bạn sẽ dựa vào phần mềm và báo cáo hàng tồn kho của mình để biết bạn có bao nhiêu sản phẩm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng số liệu thực tế và số liệu kế toán khớp với nhau. Có một số cách để làm điều này, chẳng hạn như:

Hàng tồn kho vật lý

Nhà kho thực tế chứa tất cả hàng tồn kho của bạn gần như cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp làm điều này vào cuối năm vì nó liên quan đến sổ sách kế toán và nộp thuế. Mặc dù việc kiểm kê thực tế thường chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, nhưng việc này tốn nhiều thời gian và công sức.

Kiểm kê tại chỗ

Nếu kiểm kê toàn bộ vào cuối năm, bạn đang gặp khó khăn; hoặc nếu bạn có quá nhiều sản phẩm, bạn có thể muốn bắt đầu kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Nói một cách đơn giản, bạn chọn một sản phẩm, đếm số lượng và so sánh với số lượng thực tế. Điều này được thực hiện theo một lịch trình cụ thể. Đặc biệt, bạn có thể muốn khám phá các sản phẩm có vấn đề hoặc bán chạy hay không.

Kiểm kê theo chu kỳ

Một số công ty không tiến hành đếm vật lý toàn diện mà thay vào đó sử dụng số lượng chu kỳ. Thay vì thực hiện kiểm kê đầy đủ vào cuối năm, việc kiểm kê thường xuyên được thực hiện trong suốt cả năm, hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, kiểm tra các sản phẩm khác nhau theo kế hoạch chụp.

Có nhiều cách khác nhau để xác định thời điểm những mặt hàng nào sẽ được tính, nhưng nhìn chung, những mặt hàng có giá trị cao hơn được tính thường xuyên hơn.

Đặt thứ tự ưu tiên với ABC

Một số sản phẩm cần được chú ý nhiều hơn những sản phẩm khác. Sử dụng phân tích ABC, bạn có thể ưu tiên quản lý hàng tồn kho bằng cách tách các sản phẩm cần chú ý khỏi những sản phẩm không. Để thực hiện việc này, hãy xem qua danh sách sản phẩm của bạn và phân loại từng sản phẩm thành một trong ba danh mục sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao, tần suất bán hàng thấp;
• B: Sản phẩm có giá trị trung bình với tần suất bán hàng trung bình;
• C: Sản phẩm có giá trị thấp với tần suất bán cao.

Dự báo chính xác

Một phần của quản lý hàng tồn kho tốt là dự báo chính xác nhu cầu. Thật khó để làm. Có rất nhiều biến số liên quan mà bạn không bao giờ biết chính xác điều gì sẽ xảy ra. Dưới đây là một số điều cần xem xét khi dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai:

• Xu hướng thị trường;
• Doanh số bán hàng trong cùng một tuần năm ngoái;
• Tốc độ tăng trưởng trong năm nay;
• Đảm bảo bán hàng theo đúng hợp đồng và đơn hàng;
• Tính thời vụ và kinh tế chung;
• Chương trình khuyến mãi sắp tới;
• Chi tiêu quảng cáo theo kế hoạch.

Phương thức Dropshipping

Từ góc độ quản lý hàng tồn kho, Dropshipping gần như là kịch bản lý tưởng. Thay vì bạn tự mình đi giao hàng và chăm sóc khách hàng thì sẽ có người khác làm thay bạn. Về cơ bản, bạn loại bỏ yêu cầu quản lý hàng tồn kho khỏi doanh nghiệp của mình.

Dropshipping cũng có thể là một bổ sung tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn. Nhiều nhà bán buôn và nhà sản xuất quảng cáo dropshipping là một dịch vụ mới nổi. Mặc dù các sản phẩm thường có giá cao hơn nhưng bạn không phải lo lắng về các chi phí liên quan đến quản lý hoặc bảo trì hàng tồn kho.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp bạn giảm chi phí, duy trì hoạt động kinh doanh có lãi, phân tích mô hình bán hàng và dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai. Với một hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp, một doanh nghiệp có cơ hội tốt hơn để sinh lãi và tồn tại.

Lợi ích của quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Dưới đây là những lợi ích thiết thực của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả theo phương pháp đã cho:

Giữ chân khách hàng

Bạn có muốn giữ chân khách hàng quay lại cửa hàng của mình không? Xây dựng lòng tin của khách hàng bằng cách luôn cung cấp những gì khách hàng muốn. Quản lý hàng tồn kho chính xác sẽ giúp bạn tránh được rủi ro “hết hàng”, khi khách hàng đến với bạn mà không tìm thấy thứ họ muốn. Việc áp dụng một phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp với từng công ty là điều cần thiết.

Cân bằng hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp bạn biết chính xác mình cần bao nhiêu và tránh tình trạng tồn kho thiếu hoặc thừa so với nhu cầu thực tế.

Quay vòng tồn kho

Việc biết lượng hàng tồn kho trong kho cho phép bạn cân đối, duy trì tốc độ luân chuyển hàng tồn kho cao và tránh đổ vỡ, hết hạn hoặc thừa vốn.

Lập kế hoạch chính xác

Quản lý hàng tồn kho tốt giúp bạn dễ dàng dự đoán nhu cầu của khách hàng, duy trì lượng hàng tồn hợp lý và phù hợp trong mọi thời kỳ.

Đặt hàng

Khi bạn có thể quản lý chính xác hàng tồn kho hiện tại của mình, bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng nhanh chóng và chính xác. Sử dụng phần mềm với các tính năng và phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp bạn hoàn tất quy trình đặt hàng nhanh chóng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm và thêm thông tin về số lượng hàng hóa muốn nhập là bạn có thể tiến hành tạo đơn hàng, hóa đơn nhanh chóng.

Theo dõi hàng tồn kho

Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh thì việc quản lý hàng tồn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, khi bạn cần cân đối lượng hàng giữa các chi nhánh, sắp xếp lượng hàng phù hợp cho từng địa điểm trong từng thời điểm theo nhu cầu thực tế của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí

Dựa trên dữ liệu hàng tồn kho, bạn có thể biết chính xác mặt hàng nào đang bán chậm, khiến tiền có nguy cơ bị quá hạn. Bằng cách điều chỉnh hợp lý số lượng của mặt hàng này trong danh sách của bạn, bạn có thể giảm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng có lợi hơn.

Tiết kiệm thời gian

Cách tiếp cận của hệ thống để quản lý hàng tồn kho là một công cụ tuyệt vời để tiết kiệm thời gian của bạn. Thông qua hệ thống theo dõi thường xuyên số lượng hàng hóa và đặt hàng, bạn không cần phải tự soạn thông tin cho từng sản phẩm, tiết kiệm thời gian quý báu và tránh sai số trong kho, tính toán.

Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả hàng đầu

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của mình thì đừng ngần ngại tham khảo phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Mento nhé!

Phần mềm Mento giúp doanh nghiệp thay thế việc tính toán thủ công, giảm sai sót, quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và lập hóa đơn, cũng như quản lý nhân viên và nhà cung cấp, lưu trữ dữ liệu khách hàng và thực hiện các hoạt độngchuyên nghiệp,…

Mento đơn giản hóa quy trình bán hàng, tăng tốc và tiết kiệm thời gian. Phần mềm cũng cung cấp các chức năng quản lý tuyệt vời như kết nối đa nền tảng, công cụ tối ưu hóa SEO cho các sản phẩm nền tảng thương mại điện tử, bán sản phẩm đa nền tảng, báo cáo chi tiết, v.v.

Phần mềm quản lý bán hàng Mento cập nhật doanh thu bán hàng theo thời gian thực, đồng thời dễ dàng theo dõi lợi nhuận sản phẩm, giúp nhà bán hàng nắm bắt được tình hình lãi lỗ và điều chỉnh chiến lược phù hợp để đạt được hiệu quả.

Tìm hiểu thêm về Mento theo thông tin:

• Website: https://mento.vn
• Email: hotro@mento.vn
• Hotline: 0975 275 553
• Đ/c: T3 Toà nhà Viettel, 11 Lý Thường Kiệt, Phường Phú Nhuận, Thành phố Huế.

Trên đây là các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp. Hy vọng các thông tin chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích đối với bạn đọc.